Правила составления эффективного чек-листа

Ваши сотрудники регулярно совершают оплошности, когда, казалось бы, задания аналогичны тем, которые они не раз выполняли? Вы устали от этого, и не желаете более тратить время зря? Значит, Вам необходимо научить сотрудников использованию чек листов.

Чек лист по своей структуре является списком, в перечне которого имеются все этапы проверок для совершения любого задания. Благодаря данному списку, Ваши коллеги могут видеть качество и актуальный этап выполняемой работы.

Использовав чек лист однажды, его использование становится регулярным. Сколько бы ни было опыта у сотрудника, какой бы хорошей памятью он не обладал, в нестандартных ситуациях очень просто забыть что-либо. Организуя масштабное мероприятие, требующее участия большого количества людей, можно забыть напечатать пригласительные, что вызовет спешку, суету и дополнительные расходы за выполнение более срочного заказа.

Применение чек листов очень широко распространено. Их используют как рядовые клерки, так и люди высоких чинов. Далее будут рассмотрены правила составления чек листов, способных упростить жизнь каждому.

Правила формирования чек листов

1. Шаг за шагом. Шаги или пункты в чек листе, это одна минимальная законченная задача. Например: заказ товара и доставка его в пункт назначения - это две разных задачи. В чек листе они отображены отдельными пунктами, и по сути своей являются шагами, так как делаются один за другим.
2. Шаги должны быть уверенными. В первую очередь, чек лист необходим для проверки выполненных задач, по этой причине составлять пункты нужно в утвердительной форме. Для сравнения: "заказать товар" и "товар заказан". Как видите, второй случай, психологически подталкивает к выполнению шага.
3. Необходимое количество шагов. Чек лист не должен отличаться большой длиной, иметь до 20 шагов. Но не стоит "сжимать" комплекс задач в один шаг. При необходимости лучше составить дополнительные чек листы, к сложным задачам.

Оптимизация используемых чек листов

• Отладка. После составления чек листа сотрудником, осмыслите вместе с ним все шаги. В случае необходимости, измените порядок пунктов и допишите необходимые.
• Оформление. Для приятной работы с чек листом, стоит подумать о его эстетичности.
• Простота доступа. Свободный доступ сотрудников к документации, позволил бы им в случае необходимости, вовремя и быстро распечатать чек листы. Напечатанные листы в виде таблицы, могли бы упростить их использование в случае ежедневного заполнения.

Плюсы применения чек листов:

• использование метода "шаг за шагом" способствует более качественному выполнению задач, поставленных перед сотрудником, так как избавляет его от лишней суеты и размышлений;
• новые сотрудники быстрее входят в курс дела, имеют более четкое представление о последовательности действий. Чек лист позволяет избавиться от бесконечных повторений и постановок задач;
• более ясная расстановка задач, позволяет избегать ошибок и их повторения;
• работая в команде и выполняя один чек лист, сотрудники способны подменять друг друга в любой момент, не теряя при этом времени на объяснение текущего положения дел;
• эффективность затраченного времени - нет необходимости в переделывании и исправлении работы.

Именно благодаря перечисленным плюсам чек лист зарекомендовал себя как отличное средство для оптимизации рабочего процесса.